Bagaimana menyusun Operation Level Agreement (OLA)

Sebelumnya lebih jauh dalam pembahasan apasih "Operation Level Agreement" yang ngetren dengan singkatan "OLA". 

techtarget.com dalam situsnya memberikan informasi bahwa Operation Level Agreement "is a contract that defines how various IT groups within a company plan to deliver a service or set of services". Ini yang bilang kontributor techtarget.com. OLA dirancang untuk mengatasi permasalah yang terjadi pada operasional layanan TI dilingkungan internal vendor yang pada kondisi tertentu sedang berfungsi sebagai penyedia layanan kepada customernya. Dalam COBIT 5.0 yang dikeluarkan ISACA, OLA didefiniskan saat aplikasi/layanan disain, dilakukan bersama saat menyusun SLA, sehingga semua stakeholder yang terlibat dapat dapat merumuskannya mengingat  keterkaitan antara OLA dan SLA disaat OLA tidak dapat terpenuhi maka SLA yang didelivery kepada customer pun tidak dapat tercapai. Di beberapa kontrol dalam COBIT 5.0 secara jelas OLA sebagai input dari control objective.  

1. DSS01.02 Manage Outsource IT Services.
2. DSS02.07 Track Status and produce reports.
3. DSS04.03 Develop and implement a business continuity response.
4. DSS05.03 Manage end point security

Sedangkan SLA dan OLA menjadi output saat kita mendisain layanan yang akan kita berikan sesuai dengan yang sudah disampaikan diatas seperti pada control objective.

• BAI03.02 Design detailed solution components 

Dalam domain Align, Plan & Organise control objective terhadap management APO09 Manage service agreements pada kondisi ini Service Manager  memiliki Accountability untuk menjaga layanan tetap prima didukung dengan OLA dari seluruh stakeholder.

RACI Cart COBIT 5 APO09

Dalam domain APO09.03 Define and prepare service agreements disebutkan "Define and prepare service agreements based on the options in the service catalogues. Include internal operation agreements". 

Ada enam tips yang disampaikan Laura Didio dalam menyusun Operation Level Agreements

1. Tentukan semua layanan yang menjadi tanggung jawab perusahaan.
2. Melibatkan peran serta CIO untuk mengetahui semua kebutuhan yang diperlukan dalam menjaga layanan kepada customer.
3. Tentukan key person atau Dept/Divisi dan tanggung jawabnya (Aplikasi, Sistem Operasi, Database, Netwoking)
4. Uraikan setiap Dept/Divisi terhadap perannya dalam supporting layanan.
5. Buat rencana darurat untuk kebutuhan contingency bila terjadi pada operasional
6. Lakukan pengujian OLA secara berulang - ulang dan buat perubahan bila diperlukan sama halnya dengan SLA, sifatnya tidak statis dan harus dilengkapi dengan tanggal awal dan akhir diberlakukan SLA & OLA tersebut.

Demikian beberapa informasi yang disampaikan dalam proses penyusunan OLA semoga dapat berguna untuk semua.

01.33 | 0 comments | Read More

Memahami perbedaan antara Correction Action & Corrective Action

Dalam proses implementasi Sistem Manajemen, kita sering menemukan beberapa kata lumayan sering berulang, kata  tersebut adalah Correction Action dan Corrective Action.  hal ini biasa kita temukan disaat setelah kita menerima hasil akhir dari  surveillance report.  Kondisi berlaku ini untuk semua Sistem Manajemen, mau itu Sistem Management Mutu ISO 9001 Quality Management System) , Sistem Manajemen Keamanan Informasi (ISO 27001 Information Security Management System), Sistem Manajemen Layanan  (ISO 20000 System Management Service) 

Pada kesempatan ini saya ingin mengingatkan secara pribadi bagaimana cara membedakan dua kata tersebut.

Correction / Perbaikan = Action to eliminate a detected nonconformity  (Tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi)

Corrective Action / Tindakan Perbaikan = Action to eliminate the cause of a detected nonconformity or undesirable situation (Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi atau situasi yang tidak diinginkan)

Preventive Action / Tindakan Pencegahan = Action to eliminate the cause of a potential nonconformity or undesirable situation (Tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi yang tidak diinginkan)

Correction action  : Melakukan tindakan yang bersifat segera terhadap masalah yang terjadi
Corrective action  :  Melakukan tindakan yang bersifat menyelesaikan penyebab masalah sehingga tidak terulang kembali dikemudian hari

Cara pemahaman yang lebih mudah 

misal : 

Karena sekarang sedang musim hujan (01012020 Banjir hebat Jabotabek) maka kita coba memisalkan sesuai kondisi hujan saat ini.

Saat musim hujan biasanya beberapa kondisi terjadi dirumah, di ruang keluarga muncul tetesan air dari plafonnya dan air sudah menggenangi beberapa bagian lantai di ruang keluarga.    Karena kita tidak ingin air itu melebar maka kita ambil ember...  sehingga air hanya cukup masuk ke dalam ember penampung tersebut.

Setelah hujan reda kita minta tolong kepada tukang bangunan untuk melakukan pengecekan lokasi plafon yang bocor, setelah mengetahui dilakukan perbaikan.  

Nah dari kondisi diatas ada proses Correction action dan Corrective action 

Correction action saat kita mengambil ember sehingga air tidak melebar kedaerah lain

Corrective action disaat kita meminta bantuan tukang bangunan untuk memperbaiki lokasi yang bocor

Mohon koreksi bila terjadi kesalahan dalam pemahaman diatas tersebut .... 

semoga bermanfaat 

09.44 | 0 comments | Read More