Continual Improvement Process

Dinamika sebuah perusahaan akan sejalan dengan visi - misi  perusahaan tersebut.  Visi - misi perusahaan menjadi arah perusahaan tersebut menuju tujuan. Dengan  dasar kebijakan pimpinan perusahaan tersebut dapat berjalan dengan dinamis sehingga menghasilkan  produk yang inovatif. 

Hal tersebut harus menciptakan efek domino bagi semua stake holder demi mencapai visi-misi perusahaan. 

Beberapa proses implementasi terkait dengan Continual Improvement  Proses (CIP) yang sukses dan dapat dijadikan contoh bagi semua perusahaan atau khususnya bagi para pemimpin perusahaan seperti Jepang.

Jepang sukses menggunakan pendekatan yang dikenal sebagai Kaizen (terjemahan kai ("perubahan") zen ("baik") adalah "perbaikan"). Metode ini menjadi terkenal dari tahun 1986 Kaizen buku dari Masaaki Imai: The Key to Japan's Competitive Success

1. Inti dari proses CIP adalah refleksi diri (perusahaan) terhadap proses berdasarkan dari feedback yang diterima dari internal atau customer.
2. Tujuan dari CIP adalah identifikasi,pengurangan dan menghilangkan proses yang tidak optimal (effisiensi).
3. Penekanan dari CIP pada tahapan yang dengan terus menerus berjalan dan bersinergi hingga menjadi suatu perubahan yang melekat pada perusahaan dan menjadi evolusi proses bisnis

 
Fitur utama dari Kaizen meliputi:

• Perbaikan dilakukan pada beberapa kondisi dan fungsi, perubahan yang dilakukan berskala kecil tidak langsung melakukan perubahan pada skala yang besar (Core Process). hal ini berdasarkan penelitian dan pengembangan.
• Sebuah ide dapat datang dari siapa saja,  bahkan dari pekerja dengan tinggkatan paling bawah. bila hal itu suatua hal paling mudah untuk diterapkan, maka lakukan.
• perubahan yang kecil cenderung dilakukan dari pada melakukan perubahan yang besar dengan membutuhkan investasi yang besar.
• Ide-ide berasal dari hasil olah pikir tenaga kerja yang ada dengan tujuan sebagai bagian dari proses analisa mereka dalam operasional harian, untuk mengurangi biaya yang dibutuhkan dengan menggunakan alat bantu atau konsultan yang mengeluarkan biaya yang mahal. 
• Semua karyawan harus terus mencari cara untuk meningkatkan kinerja mereka sendiri.
• Karena hal tersebut mendorong karyawan untuk mendapatkan manfaat atas pekerjaan mereka, dan dapat membantu memperkuat tim kerja, dengan demikian motivasi karyawan dalam bekerja menjadi meningkat.  

Elemen-elemen di atas adalah elemen yang dapat digunakan walau bersifat teknis. Unsur-unsur yang lebih strategis termasuk memutuskan bagaimana meningkatkan nilai output proses dan efektifnya proses tersebut sampai ke pelanggan dan berapa banyak fleksibilitas dalam proses yang akan dilakukan untuk memenuhi perubahan tersebut. 

source : wikipedia

11.31 | 0 comments | Read More

Maturity level of Management Information System

Tingkat kematangan suatu perusahaan dapat dilihat bila perusahaan tersebut menghasilkan produk yang inovatif dalam setiap produk yang dikembangkan/dibangun-nya. dan perusahaan tersebut dapat memberikan informasi kepada kita sehingga kita dapat mengikuti proses perjalanan produk tersebut dengan baik dari awal hingga tahap terakhir. Dan tentunya kita dapat merasakan inovasi yang dibuatnya. banyak merek-merek terkenal yang telah memiliki kekuatan pada brand produknya. 

Maka pada saat ini kita dapat bertanya dimana posisi perusahaan kita sekarang ?, apakah sudah seperti perusahaan terkemuka.

Tingkat kematangan manajemen dalam penerapan sistem informasi dapat kita nilai berdasarkan level dibawah ini.

 

   

 

0. Non-Existent

1. Initial 

2. Repeatable 

3. Defined

4. Managed

5. Optimized   

Bagaimana hal tersebut dapat terjadi, akan diuraikan dari masing - masing level sehingga dapat memberikan gambaran level tersebut bagi kita semua.

0. Non-Existent 

Level ini dapat menggambarkan bagaimana suatu perusahaan tidak perduli terhadap pentingnya teknologi informasi untuk dikelola dengan secara baik oleh manajemen . sehingga tidak adanya kontrol dari manajemen terhadap teknologi informasi.

1. Initial 

Level ini biasa juga disebut dengan AD-HOC, kondisi perusahaan dimana akan secara reaktif melakukan aktifitas penerapan manajemen sistem informasi sesuai dengan kebutuhan yang sifatnya mendadak (AD-HOC) tidak berdasarkan perencanaan sebelumnya. kondisi ini biasanya dapat ditemukan pada perusahaan dengan karakteristik sebagai berikut :

• Tidak ada manajemen projek dan jaminan kualitas (quality assurance)
• Tidak ada mekanisme manajemen perubahan  
• Tidak ada dokumentasi dan sangat bergantung pada kemampuan individu.

2. Repeatable

Suatu kondisi dimana perusahaan telah memiliki pola yang berulang kali dilakukan dalam melakukan manajemen aktivitas terkait dengan tata kelola teknologi informasi, namun keberadaanya belum terdefinisi secara baik dan formal sehingga masih terjadi ketidak konsistenan.

Kondisi ini biasanya dapat ditemukan pada perusahaan dengan karakteristik sebagai berikut :

• Kualitas mulai bergantung pada proses tidak pada individu. 
• Ada manajemen proyek dan jaminan kualitas (quality assurance) yang sederhana
• Ada dokumentasi dan konfigurasi manajemen yang sederhana
• Tidak ada manajemen pengetahuan (knowledge management) 
• Tidak ada komitmen untuk selalu mengikuti proses siklus pengembangan (System Development Life Cycle/SDLC)
• Tidak ada kendali statistik (statical control) untuk estimasi project 
• Rentan terhadap perubahan struktur organisasi   

 3. Defined

Pada level ini sebuah perusahaan telah memiliki kebijakan dan prosedur yang baku dan tertulis yang telah disosialisasikan ke segenap jajaran manajemen dan karyawan untuk dipatuhi dan dikerjakan dalam aktivitas operasional sehari - hari.

Kondisi ini biasanya dapat ditemukan pada perusahaan dengan karakteristik sebagai berikut :

• Telah memiliki SDLC dan dilakukan dalam proses pengembangan.
• Ada komitmen untuk mengikuti SDLC dalam keadaan apapun.
• Tidak menerapkan  pembiayaan berbasis aktivitas (Activity Base Costing)
• Tidak ada mekanisme post implementasi review dalam tahapan proses akhir dari setiap project 

 4. Managed

Suatu kondisi dimana perusahaan telah memiliki sejumlah indikator atau ukuran kuantitatif yang dijadikan sebagai sasaran atau target maupun tujuan kinerja setiap penerapan aplikasi teknologi informasi yang ada.
Pada kondisi ini mempunyai karakrerik sebagai berikut :

• Setiap proses pengembangan sudah menerapkan Activity Based Costing dan digunakan untuk estimasi project berikutnya.
• Proses penilaian kualitas dan project bersifat kuantitatif.
• Terjadi pemborosan biaya untuk pengumpulan data, karena proses pengumpulan data masih dilakukan secara manual.
• Tidak ada mekanisme pencegahan terhadap kerusakan.
• Sudah memiliki mekanisme terkait dengan post implementasi review     

5. Optimized
Suatu kondisi dimana perusahaan dianggap telah menerapkan manajemen teknologi informasi yang mengacu pada praktek-praktek terbaik (best practice).
Pada kondisi ini mempunyai karakrerik sebagai berikut :

• Pengumpulan data secara otomatis.
• Adanya mekanisme pencegahan terhadap kerusakan.
• Adanya mekanisme umpan balik yang sangat baik.   

Sekarang  kita dapat menilai perusahaan berdasarkan level tersebut, mari kita coba dulu dari perusahaan tempat kita bekerja.

Reff : www.isaca.org 

 

16.33 | 0 comments | Read More